.GTD: processamento

Partindo do princípio que recolhemos tudo o que requeria tempo e atenção, a nossa tarefa passa agora por esvaziar a nossa caixa de entrada. Isto não implica que teremos que executar todas as acções e finalizar todos os projectos, mas apenas que devemos identificar cada item, decidir o que é e o que devemos fazer com ele.

Quando terminarmos de processar a caixa de entrada teremos:

1. mandado para o lixo tudo o que não precisamos;
2. completado todas as acções que demorem menos de dois minutos;
3. anotado todas as tarefas que serão delegadas;
4. criado lembretes que nos recordem de todas as acções que demorem mais de dois minutos a completar;
5. identificado projectos actuais e futuros;

Como foi referido anteriormente (ver aqui), tanto o processamento como a organização podem ser sintetizados em forma de diagrama (disponível aqui), onde a coluna central representa todos os passos envolvidos no processamento e na tomada de decisão relativa às próximas acções.

O processamento rege-se por três regras básicas:

1. O item que está mais em cima é o primeiro a ser processado.
2. Processa-se um item de cada vez.
3. Nunca se coloca nada novamente na caixa de entrada.

Tudo é processado de forma igual, e não devemos perder mais tempo com um item do que o necessário para decidir qual a próxima acção associada. É também de evitar a chamada “sondagem de emergência”, quando decidimos pegar em algo mais importante ou divertido, deixando os itens mais aborrecidos para depois. Isto poderá ocorrer quando encontramos algo muito importante e que não demorará muito tempo a completar, mas evitado ao máximo – focar um item de cada vez força-nos a dar-lhe atenção, e facilita a tomada de decisão.

Qual a próxima acção?
Nesta altura, torna-se fácil de entender: temos um item, decidimos o que temos de fazer com ele e passamos para o próximo. No processamento, a grande dificuldade reside apenas em determinar, com alguma exactidão, o tempo que demorará a completar uma acção. No entanto, quando identificamos correctamente a próxima acção, a sua natureza específica irá determinar, quase automaticamente, o conjunto de opções e decisões que poderemos tomar. Possivelmente, uma grande parte dos itens recolhidos não terão uma acção associada e, regra geral, corresponderão a uma de três categorias: lixo, itens para incubação e material de referência.

1. Lixo: nalguns casos, será evidente que não é necessário manter um item, noutros nem tanto. O problema de mandar fora itens que não necessitamos de momento, é pensarmos sempre que serão úteis um dia. A nossa decisão deverá ser governada pela nossa intuição, muito bom senso e, mais importante, pelo espaço disponível.
2. Incubação: pertencem a esta categoria todos os itens que, de momento, não têm associada nenhuma acção, mas que poderão vir a ter no futuro (por exemplo, panfletos de conferências que gostaríamos de assistir, mas que apenas ocorrerão daqui a uns meses, ou documentos importantes para uma reunião que está marcada para a próxima semana). Para lidarmos com estes itens, duas soluções viáveis: anotá-los numa lista “Um Dia/Talvez” ou no calendário – ou noutro sistema, o objectivo é apenas criar lembretes que nos recordem, mais tarde, que existem itens por processar.
3. Material de referência: normalmente é o mais fácil de identificar, já que consiste em informação útil para projectos. Deve ser dada especial atenção a material desactualizado, que esteja a ocupar desnecessariamente espaço precioso.

Quando os itens da caixa de entrada não pertencem a estas categorias, isso implica que possuem uma acção imediata e é necessário decidir o que fazer com eles. A próxima acção pode ser fácil de identificar mas, muitas vezes, para atingirmos o objectivo pretendido, torna-se necessário dividi-la numa série de pequenos passos (aqui o GTD encontra algumas semelhanças com a gestão de tempo tradicional, que também propõe a divisão de tarefas complexas em subtarefas, mais fáceis de implementar e completar).

Decidida a próxima acção, três opções:

1. Fazer, quando a acção demora menos de dois minutos (ou outro intervalo de tempo apropriado). Mesmo que o item não seja reconhecido como prioritário, a acção associada deverá ser completada no momento ou, provavelmente, nunca mais o será. Se o item não é assim tão importante para que nos obriguemos a fazer algo com ele, mais vale mandá-lo fora.
2. Delegar, quando não somos a pessoa mais apropriada para desempenhar a tarefa. As acções delegadas poderão ser incluídas numa lista “À Espera De”, que nos ajuda a saber a quem e quando foi delegado – especialmente útil quando nos interessa saber o desfecho de determinada tarefa ou situação.
3. Deferir, para o sistema de organização como algo que deverá ser feito mais tarde – se ainda não tivermos uma forma adequada de lidar com estes itens, podemos incluí-los numa lista “Pendentes”, da qual também farão parte as acções delegadas.

Para finalizar o processamento, resta-nos apenas inventariar todos os projectos que temos pendentes (e recorda-se de novo que, no contexto do GTD, um projecto diz respeito a um resultado desejado, cuja realização implica mais do que uma acção a completar). A lista “Projectos” funciona como uma forma de nos lembrarmos regularmente do que temos pendente, e poderá englobar os planos para as próximas férias, os objectivos que queremos atingir no trabalho ou levar o carro à inspecção. O ideal será que se identifique correctamente tanto o projecto, como as acções associadas.

Recolhemos e processámos os itens incompletos, identificámos as acções associadas e já sabemos quais os projectos que temos pendentes. Próximo passo? Organização, a quarta fase do GTD, abordada no próximo post.

Ver também
.GTD: recolha
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

.GTD: recolha

A recolha é iniciada após prepararmos o espaço e dispensarmos o tempo necessário – dos dois dias necessários para implementar todo o processo (como referido no post anterior) ocupa, em média, entre uma a seis horas, dependendo do número de itens incompletos (pode ser necessário mais tempo, se decidirmos englobar todos os espaços físicos em que nos movemos diariamente). Esta primeira fase do GTD permite-nos ter a noção da quantidade de coisas que se foram, voluntária ou involuntariamente, acumulando, determinar o limite a atingir e evita, mais tarde, distracções nas fases de processamento e organização.

Para quem já tenha o hábito de recolher os itens e notas que se vão acumulando diariamente, resta analisar se o fazem correctamente, ou seja, se assim que identificam algo que deve ser feito, tomam uma decisão (imediata ou não) relativa ao seu destino final. Gavetas a abarrotar com objectos e notas ou pilhas de papel dispostas numa secretária, à espera de uma oportunidade para serem processadas, não são, definitivamente, sinal de uma recolha bem feita.

A recolha é dividida em duas fases distintas: recolha física e recolha mental. A recolha física permite-nos recolher todos os itens (objectos) aos quais esteja associada uma acção ou que não estejam no sítio certo, transferidos para a caixa de entrada para serem processados. Existem, no entanto, algumas excepções, como o material de escritório, material de referência, decoração e equipamento, tornando-se necessário reconhecer o que é que possui, ou não, uma acção associada – armários com material amontoado e/ou equipamento obsoleto, assim como material de referência desactualizado, são considerados itens incompletos que devem ir para a caixa de entrada. Para itens demasiado grandes, que não caibam na nossa caixa de entrada, podemos criar uma nota que sirva de referência, para mais tarde decidirmos a acção adequada. Quando a pilha de itens recolhidos começar a ter proporções nada adequadas à nossa caixa de entrada (e acreditem, isso acontece quando fazemos uma recolha a fundo), podemos optar por criar pilhas à sua volta ou, se necessário, no chão.

Para melhorar a eficácia da recolha física, devemos ter em atenção que:

1. tudo o que é reconhecido como lixo deverá ser mandado fora de imediato;
2. nesta fase, devemos evitar a tentação de recolher e organizar;
3. o que já estiver organizado, ou fizer parte de listas anteriores, deverá ser colocado na caixa de entrada para ser processado;
4. torna-se útil anotar a data de criação de todas as notas (ajuda a verificar o tempo que levamos a lidar com os itens incompletos);
5. devemos procurar por itens possivelmente accionáveis em todos os recantos do nosso local de trabalho: secretária, armários, gavetas, etc. Se tivermos disponibilidade (e alguma coragem!), porque não uma revisão geral à casa?
6. itens não-físicos, como o voice mail e o e-mail, também devem ser recolhidos (para os primeiros, uma possível solução passa por anotá-los numa folha de papel que irá para a caixa de entrada).

Após recolhermos todos os itens físicos presentes no nosso ambiente pessoal e/ou profissional, podemos passar à árdua tarefa de esvaziar a nossa mente. Todos os pensamentos, ideias ou projectos que possam requerer a nossa atenção neste momento, ou no futuro, deverão ser anotados numa folha de papel, individualmente (os mais preocupados com o desperdício de papel poderão sempre usar folhas de rascunho, ou folhas cortadas) – este procedimento demora, em média, entre vinte minutos a uma hora. Nada deve ser descartado, por muito disparatado ou aleatório que pareça.

Quando terminarmos, todas as notas criadas deverão ir para a caixa de entrada, que por esta altura deverá estar a transbordar e rodeada por várias pilhas. Terminado todo este processo, resta-nos apenas garantir que o que está na caixa de entrada, não permanece lá por um período de tempo indefinido, e que tudo o que foi recolhido deverá ser processado, como veremos no próximo post.

Ver também
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

.primeiras impressões

Bem, pensei que seria pior. Ainda não consegui perceber se Rebordelo, perdido algures entre Mirandela e Bragança, é bonito ou não. Cheguei já era de noite, depois de andar a deambular pelas maravilhosas estradas portuguesas onde, como bem sabemos, abundam os erros na sinalética (isto, quando ela existe). E não, não tenho GPS, por isso é normal que me perca de vez em quando.

Está frio, os poucos cafés que existem estão fechados (com a excepção de um estabelecimento de aspecto duvidoso onde, segundo me disseram, trabalham umas meninas também elas duvidosas), no restaurante onde jantei (espero que não seja regra) bife mal passado é sinónimo de lagoas de sangue a escorrer no prato e, espanto dos espantos, o arroz acabou! Neste novo início, o ponto positivo: não fiquei isolado do mundo, tenho acesso à net (wireless, olha o nível!) e, desde que o trabalho o permita, vou poder continuar a actualizar o blog. Agora só tenho mesmo que aprender a viver com os milhentos bibelots espalhados pela casa…