Produtividade. Desempenho. Êxito. Qualidade. Meras palavras ou algo a que o comum mortal pode aspirar? Ao longo dos últimos 6 meses, publiquei 8 posts relacionados com um dos métodos de produtividade pessoal mais famoso dos últimos tempos, o GTD – Getting Things Done, desenvolvido por David Allen.
Nos dias que correm, é normal que nos sintamos cada vez mais ansiosos e stressados, principalmente pela dificuldade em conciliar interesses profissionais com pessoais. Cada vez mais, queremos apagar da nossa memória o estereótipo do yuppie, deixar de medir o nosso sucesso apenas pelo desempenho profissional; queremos um emprego que nos realize, onde sejamos bem pagos e que nos permita ainda ter tempo para a família, para os amigos e para tudo o que nos faça sentir bem conosco mesmos.
Será, então, o GTD uma via para atingir tais objectivos? Sim e não, simultaneamente. Como já havia referido, todos os métodos de produtividade pessoal têm os seus aspectos positivos e negativos. Nenhum é totalmente perfeito e aplicável na íntegra, cabendo a quem os pretende aplicar pensar quais os aspectos que se ajustam à sua vida e os que são dispensáveis ou pouco práticos.
Vantagens do GTD
- O calendário, como núcleo do nosso sistema de produtividade pessoal é, talvez, um dos melhores conceitos do GTD. Devidamente utilizado, permite-nos optimizar todos os compromissos dependentes de um dia/hora, desde que não caiamos na tentação de o atolar em tarefas que podem ser realizadas noutra altura (ou que não são dependentes de um contexto temporal).
- O processo de recolha permite-nos ter uma ideia do que temos para fazer (o que, por vezes, pode ser quase desmotivante). Desde que processada de forma eficaz, essa informação ajuda-nos a esquematizar as nossas tarefas e objectivos, impulsionando a sua execução. O segredo, no processamento dos itens incompletos, reside na simplificação das ferramentas: um simples caderno pode ser mais eficaz que um programa informático, com o qual teremos de aprender a trabalhar e nem sempre teremos acesso; por outro lado, a criação de um número muito grande de listas pode levar à dispersão da informação.
- O conceito de que qualquer tarefa deve ser encarada como um projecto pode induzir alguma confusão, mas tem a vantagem de nos fazer pensar em todos os passos necessários para a concluir.
- A noção de contexto permite-nos agrupar tarefas, optimizando o tempo que dedicamos a elas e os meios que temos disponíveis. Mais uma vez, é importante simplificar: por exemplo, em vez de duas listas distintas, uma para o e-mail e outra para tarefas a desempenhar quando temos acesso a um computador, porque não apenas uma lista, com as tarefas a desempenhar nesse contexto? Mais simples e igualmente eficaz!
- A fase de revisão, mesmo que não seja semanal, obriga-nos a verificar a execução das tarefas pendentes e o estado em que se encontram os nossos objectivos.
Desvantagens do GTD
- Conceptualmente, é bastante simples: identificamos o que temos de fazer, contextualizamos e fazemos. Do ponto de vista prático, não é muito intuitivo e obriga-nos a criar um número de listas quase proporcional aos contextos em que nos movemos (trabalho, casa, computador, telefone, …).
- Para que o sistema funcione é quase obrigatória uma fase de adaptação, moldando os princípios do GTD à nossa realidade (o que pode demorar muito tempo).
- Escrever todas as coisas que temos para fazer não implica, como defende David Allen, deixar de pensar nelas – ideias e pensamentos podem co-existir em simultâneo em diversos lugares! Para além que isto nem sempre é mau: pensar constantemente num problema pode levar-nos a soluções muito criativas.
- Durante a fase da recolha, qual o limite para os itens incompletos?
- Incubação, listas “Um Dia/Talvez” e delegação podem facilmente tornar-se numa forma de protelar o que temos para fazer.
- Só porque uma tarefa demora pouco tempo, não implica que a tenhamos que desempenhar de imediato, o que vai contra a ideia de “tudo o que demore menos de dois minutos deve ser feito já!”. Muitas vezes, são as pequenas tarefas, que podem ser concluídas em qualquer altura, que nos fazem perder tempo e impedem de concluir o que é verdadeiramente importante.
- Não é aplicável em contextos profissionais onde reine o caos e a anarquia: por muito boa vontade que tenhamos, existem pessoas que acham que o tempo, o deles e o nosso, estica por magia, que tudo é prioritário e que se não fazemos é porque somos preguiçosos e desorganizados (mesmo que sejam eles que não se lembrem que aquilo que nos pediram hoje não era prioritário ontem, e que estamos a tentar acabar algo que nos pediram há cinco minutos e era mesmo, mesmo, mesmo muito urgente…).
- Processar o e-mail segundo os princípios do GTD pode ser moroso, tornando-se mais eficaz utilizar um sistema de pastas (por assunto ou site) e regras.
Não sendo perfeito e universal, o GTD não deixa de ter o seu interesse e utilidade, especialmente quando perdemos algum tempo a pensar nos seus princípios-chave e na melhor forma de os adaptar ao nosso modo de funcionamento. A dificuldade que muitos (eu incluído) sentem na sua aplicação, não está directamente relacionada com o método, mas sim com as formas de organização e funcionamento das diferentes pessoas com quem temos de lidar, diariamente e ao longo da vida. A aplicação de qualquer método de produtividade pessoal seria sempre facilitada se todos o seguissemos, o que raramente acontece. Daí que a palavra-chave (e correndo o risco de me repetir) seja sempre a mesma: adaptação.
Ver também
.GTD: acção
.GTD: revisão
.GTD: organização
.GTD: processamento
.GTD: recolha
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação
Links interessantes:
26 Reasons Not to Use GTD
GTD for Absolute Beginners
GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal
Your GTD System Isn’t the Problem
Taking A Look at Getting Things Done
Overwhelmed by Your To-Do List? Go With a ‘Will-Do’ List Instead
10 GTD “holes” (and how to plug them)
5 Things GTD Won’t Fix
