.GTD: apresentação

A capacidade de nos sentirmos bem sucedidos, relaxados e que temos, até certo ponto, algum controlo sobre a nossa vida, reside, actualmente, em sermos capazes de conjugar com sucesso a nossa vida pessoal, com as crescentes exigências do mundo do trabalho. Para tal, é necessário optimizar o tempo que dispomos para fazer tudo o que queremos, ou precisamos. As técnicas clássicas de gestão de tempo, ainda que válidas, começam cada vez mais a mostrar as suas falhas. Baseiam-se na noção de prioridades, e na categorização das mesmas. Se tivéssemos sempre a liberdade de escolher o que queremos fazer, seria fácil pensar que, com base nas nossas prioridades, todas as nossas decisões seriam acertadas.

O problema é que, actualmente, é cada vez mais difícil gerir a quantidade de tarefas e informação com que somos bombardeados diariamente, e reger o nosso tempo por um sistema tão simplista, baseado em meras categorias. Por outro lado, ainda há quem defenda uma linha de pensamento mais generalista, assente em metas a longo prazo que, ao serem identificadas, nos permitiriam adaptar as nossas prioridades para que estas pudessem ser concretizadas. Planos a longo prazo são importantes, uma vez que nos permitem ter uma ideia do que gostaríamos de fazer no futuro, e para onde devemos dirigir os nossos esforços. No entanto, quantas vezes não sentimos a impossibilidade prática que deriva deste sistema – materializada em obstáculos que, durante um determinado período de tempo, nos obrigam a reflectir em novas formas de atingir os nossos objectivos.

O GTD (Getting Things Done, método criado por David Allen) surge como uma resposta à necessidade de incorporarmos, num único sistema, os objectivos a longo prazo, a gestão de níveis múltiplos de prioridades e todas as tarefas (pessoais ou profissionais) que exigem a nossa atenção, de forma simples, flexível e adaptável. Este método assenta em dois pressupostos básicos: (1) capturar todas as coisas que precisam de ser feitas – agora, mais tarde, um dia, pequenas, grandes ou intermédias – num sistema lógico em que confiemos, de modo a não dependermos apenas da nossa mente e, mais importante, deixar essas coisas fora da nossa mente; (2) disciplinar-nos para que estejamos habilitados a tomar decisões relativas a todos os “inputs” que recebemos, de forma a termos sempre um plano estratégico, baseado na próxima acção a tomar, que possa ser implementado ou renegociado a qualquer momento.

As tarefas que temos pendentes, não são mais do que compromissos que fizemos conosco – e aqui incluem-se aquelas que teremos que desempenhar para os outros que, em última análise, foram criadas por nós, ao nos comprometermos a fazer algo para outra pessoa. A gestão de todos estes compromissos implica a implementação de algumas actividades, assim como a modificação de alguns comportamentos:
(1) Antes de mais, devemos tomar consciência que a nossa mente é falível. Logo, tudo o que temos para fazer deve ser anotado num sistema confiável, que possa ser consultado e organizado regularmente.
(2) Devemos clarificar a natureza dos nossos compromissos e decidir o que temos que fazer para os concretizar.
(3) Assim que decidirmos quais as acções a tomar, devemos arranjar formas de nos lembrarmos delas (lembretes).

Um dos conceitos mais importantes do GTD reside na próxima acção a tomar. Fazem listas de tarefas? Eu faço, várias: listas de supermercados, livros para ler, música para ouvir, trabalho para fazer, para não falar dos constantes papéis perdidos com coisas que me vou lembrando. Até há bem pouco tempo, essas listas eram apenas inventários de coisas para fazer, mas a partir do meu primeiro contacto com o GTD, passaram a incluir as acções necessárias para concluir as tarefas. Mais importante, passaram a ser contextualizadas (mais tarde, será desenvolvida a noção de contexto), agrupando tarefas por espaços físicos, o que permite optimizar a sua execução – muitas pessoas já fazem isto, por exemplo, quando se deslocam a um determinado sítio, e aproveitam para fazer uma série de coisas que estavam dependentes dessa deslocação.

A implementação do GTD é feita em cinco fases, que consistem em (1) recolher todos as coisas que exigem a nossa atenção, (2) processar o que significam e decidir o que temos que fazer com elas, (3) organizar os resultados, (4) rever as nossas opções e (5) fazer, ou seja, desencadear a acção necessária. Como é fácil de observar, não há aqui nada de muito extraordinário, e o sistema é bastante intuitivo. Talvez, neste momento, estejam a pensar que até fazem mais ou menos isto. Então, porque é que ainda existem pessoas que, simplesmente, não se conseguem organizar? Segundo Allen, simplesmente por tentarem levar a cabo todas as fases em simultâneo, e por continuarem a criar listas com base em prioridades e sequências, esquecendo-se de pensar, de forma efectiva, qual a próxima acção (ou acções) que devem tomar.

No próximo post (relativo a produtividade, nunca se esqueçam que o efeitos especiais é uma máquina de ideias e novidades que nunca pára!), irei apresentar mais detalhadamente cada uma destas fases. Até lá, proponho-vos um pequeno exercício, aplicado por David Allen nos seus seminários: escrever o projecto/problema que está neste momento na nossa mente, e depois, numa única frase, descrever o desfecho positivo que desejamos para ele. De seguida, escrever a próxima acção física necessária para que a situação avance. A mais-valia deste pequeno exercício reside em pensarmos realmente no que se está a passar na nossa vida e, pelo menos, motivar-nos para fazer alguma coisa para que o processo siga para o desfecho pretendido.

Admito que este ponto pode ser algo controverso: quando existe algo que não depende de nós, será que o facto de nos decidirmos por uma acção tem alguma influência? Até que ponto é que essa acção pode, efectivamente, influenciar o desfecho de uma situação como imaginámos? Não existe uma resposta concreta, e a verdade é que muitas vezes as nossas acções acabam por não surtir qualquer efeito; no entanto, há que pensar: quantas vezes conseguimos atingir o que quer que seja, não fazendo nada, simplesmente esperando que as coisas nos caiam do ar? O poder do pensamento positivo pode ser questionável, mas pelo menos torna-nos mais motivados para agir – admitamos, ninguém mexe uma palha para modificar situações que, à partida, são percepcionadas como impossíveis de atingir.

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