.GTD: as cinco fases

Como referi anteriormente a implementação do GTD é feita em cinco fases: recolha, processamento, organização, revisão e acção. É importante, antes de implementar o sistema, compreender em que consistem, e qual a lógica que rege a sequência apresentada.

01 | Recolha
Nesta primeira fase, devemos centrar a nossa atenção em tudo o que precisa de ser recolhido, e qual a forma mais eficaz para o fazer. É nesta fase que concentramos o nosso esforço em todos os itens (físicos ou não) que possuem uma acção associada: o e-mail, a carta que ficámos de responder há dois meses atrás ou a cadeira no canto da sala que precisa de ser arranjada, devemos recolher tudo o que possa estar a ocupar espaço na nossa mente. São válidos todos os itens a que tenhamos associado a ideia de que, mais dia menos dia, temos, devemos ou precisaremos de fazer qualquer coisa – ou seja, tudo o que, qualquer que seja a razão, se encontra pendente na nossa vida.

Todos os itens pendentes ou incompletos serão recolhidos em “contentores”, onde ficarão à espera que tenhamos alguns momentos para decidir o que significam verdadeiramente e, caso se verifique, qual a acção necessária para lidar com eles. Durante a recolha, estes itens serão colocados numa caixa de entrada, que é basicamente um sistema de confiança que nos permite “retirá-los” da nossa mente.

Existem várias ferramentas que nos podem auxiliar na recolha do que está incompleto, low-tech ou high-tech, dependendo da necessidade e orçamento de cada um: cesto de entrada físico (tabuleiro para papel), material para escrita (blocos, cadernos, …), aparelhos electrónicos que permitam recolher notas (gravador de voz, PDA, …) e/ou o e-mail.

Para garantir a máxima eficácia da recolha, devemos ter em atenção que:
– é necessário que todos os itens incompletos estejam mesmo no nosso sistema de recolha, e fora da nossa cabeça;
– devemos ter um número mínimo (quanto mais baixo, melhor) de contentores de recolha;
– devemos esvaziar estes contentores regularmente.

02 | Processamento
A eficácia do processamento depende de dois factores fundamentais: primeiro, os itens recolhidos devem ser analisados individualmente, e segundo, não devemos, nesta fase, cair na tentação de querer organizá-los (o que deve ser organizado, como veremos adiante, são as acções que devemos tomar, após decidirmos o que fazer com esses itens). As fases de processamento e organização podem ser sintetizadas de forma esquemática, pelo diagrama apresentado em baixo.

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Após identificarmos tudo o que requer a nossa atenção, começamos por colocar a questão “O que é?“, ou seja, identificamos cada item para sabermos o que fazer com ele. Quando um item não é accionável, existem três possibilidades: vai para o lixo (já não é necessário), não é necessária nenhuma acção de momento, mas poderá ser no futuro (incubação) ou o item representa informação potencialmente útil, que poderá ser necessária mais tarde (material de referência).

Se o item for accionável, é necessário determinar se está associado a algum projecto, e qual a próxima acção física a tomar. Neste caso, deve ser recolhido (registado) numa lista de Projectos – isto relembra-nos que existe algo incompleto, que deve ser verificado (numa revisão futura, voltaremos a dar-lhe atenção e, mais tarde, decidiremos o que fazer com ele). Quando concluímos que o item têm, efectivamente, uma acção imediata, passamos a ter três hipóteses: fazer (quando a acção demora menos de dois minutos), delegar (quando a acção demora mais tempo, e não somos a pessoa mais indicada para a executar) ou deferir (se a acção pode ser desempenhada por nós, mas não temos tempo de momento, ela passará a constar da lista Próximas Acções, e será feita quando houver disponibilidade).

03| Organização
Como foi referido, o diagrama apresentado também é válido para a organização. Itens sem uma acção associada (e imediata), serão incluídos em três categorias: lixo, ferramentas de incubação (para mais tarde) e material de referência. Os itens accionáveis poderão estar associados a um projecto (e passarão a constar da lista Projectos, e armazenados, se for o caso, em local apropriado), ou ser remetidos para um calendário, lista de próximas acções ou numa lista onde conste que depende de outra pessoa (lista À Espera de).

É importante definir que, no contexto do GTD, um projecto é entendido como um resultado desejado, que requer mais do que uma acção – e, portanto, é normal que coisas aparentemente insignificantes possam ter lugar na nossa lista de projectos (o que, normalmente, não é feito). Os projectos não necessitam de ser listados numa ordem particular, por importância, tamanho ou prioridade. Basta que constem de uma lista geral, para que possam ser revistos periodicamente, e que estejam referidas as acções associadas a cada um.

Elementos necessários para a organização

  1. Material de suporte a projectos (material de referência): podem ser armazenados de diversas maneiras, consoante o espaço disponível e as necessidades individuais – o único requisito fundamental é a facilidade de acesso.
  2. Calendário: a sua função principal é fornecer uma ideia geral das nossas actividades diárias, semanais ou mensais. No calendário, colocamos todos os itens cujas acções estão condicionadas por factores temporais, e que podem ser divididos em: acções com tempo específico (realizadas em determinado dia e hora – os tão conhecidos compromissos), acções com dia específico (sem obrigatoriedade de hora) e informação diária (referente a algo que aconteça num determinado dia – por exemplo, um aniversário).
  3. Lista Próximas Acções: é aqui que registamos todos os lembretes relativos aos itens processados. Em conjunto com o calendário, representa o núcleo do GTD. Nesta lista, incluímos tudo o que não possa ser feito em dois minutos (ou outro intervalo de tempo definido individualmente). Se tivermos cerca de 30 itens, faz sentido ter apenas uma lista mas, em casos de 50 a 150 itens, torna-se necessário dividi-la por categorias (contextos).

Os itens não accionáveis terão três destinos: lixo (tudo o que não é mais necessário), incubação (itens que poderão ser úteis um dia, e que deverão ficar registados numa lista Um Dia/Talvez; nesta lista incluem-se todas as coisas que gostaríamos de fazer um dia, como uma viagem, livros para ler, música para comprar/ouvir, etc.) ou material de referência (arrumado e organizado de forma conveniente, de fácil acesso e adaptado às necessidades/condições de cada um; aqui incluímos tanto material impresso como digital).

04 | Revisão
O objectivo desta fase é, como o próprio nome indica, rever os projectos pendentes e as acções a tomar, numa base regular – preferencialmente, semanal. Se o sistema de organização for estruturado como referido no ponto anterior, com uma lista de Projectos, um calendário, uma lista de Próximas Acções e uma lista À Espera de, não será necessário muito esforço para uma revisão completa. Possivelmente, a maior parte das revisões serão feitas no calendário, já que é ele que nos fornece o panorama das nossas actividades diárias, semanais e mensais.

A seguir ao calendário, na maioria dos casos, segue-se a revisão da lista de Próximas Acções. Quando estas estão divididas por contextos, a sua revisão é feita automaticamente, mediante a disponibilidade dos mesmos (por exemplo, quando tivermos acesso a um telefone, para listas de chamadas a efectuar, ou num determinado local, ao qual esteja associado uma lista de tarefas). As restantes listas (normalmente, Projectos, Um Dia/Talvez e À Espera de) devem ser revistas apenas o número necessário de vezes, que nos permita ter a noção do seu estado.

A Revisão Semanal é a altura em que:
– recolhemos e processamos todos os itens contidos na caixa de entrada;
– revemos o nosso sistema;
– actualizamos as nossas listas, marcando os itens completos, e verificando o que ainda se encontra pendente;
– em suma, é a altura em que limpamos, clarificamos, completamos e actualizamos o que foi feito, e ainda está por fazer.

05 | Acção
Após identificar e registar as acções necessárias, chegamos à fase em que tomamos decisões acerca do que iremos, ou não fazer. Esta tomada de decisão poderá ser feita seguindo modelos estruturados, que nos permitam analisar quais as acções mais apropriadas, de forma a optimizar o tempo que temos disponível.

Modelo dos 4 critérios para escolher acções no momento
A tomada de decisão é efectuada tendo em conta o contexto, o tempos disponível, a energia disponível e a prioridade de determinada actividade.

  1. Contexto: existem acções que podem ser feitas em qualquer lugar, enquanto outras requerem localizações específicas, ou que se tenha algum tipo de ferramenta à mão (como o telefone ou o computador);
  2. Tempo disponível: quando é que temos que fazer outra coisa? Ter a noção do tempo disponível entre tarefas, permite-nos decidir o que pode, ou não, ser feito (a nossa produtividade beneficia do correcto aproveitamento de janelas de tempo, em que podemos desempenhar tarefas enquanto estamos à espera que outras se iniciem).
  3. Energia disponível: existem tarefas que implicam uma grande dose de energia (física e mental), e outras que se podem ser efectuadas quando os nossos níveis energéticos estão mais baixos – esta noção é muito importante, já que nos permite deixar para mais tarde tarefas mais complexas.
  4. Prioridade: dado o contexto, tempo e energia disponível, qual a actividade que trará melhores resultados? A noção de prioridade depende muito da intuição e capacidade de julgamento de cada um mas, com o tempo e alguma prática, é possível estabelece-las de forma correcta. Neste ponto, a grande diferença entre o GTD e a gestão de tempo tradicional, reside em as prioridades não serem estabelecidas tendo apenas em conta os nossos objectivos a longo prazo. Na gestão de tempo tradicional, certas tarefas mais mundanas são, regra geral, consideradas como pouco urgentes e pouco importantes, logo assumidas como baixas prioridades. No entanto, continuam a ser itens incompletos na nossa vida, e não lhes dar a atenção devida apenas faz com que demoremos mais a completá-los.

2. O Modelo Tripartido para avaliar o trabalho diário
O trabalho diário, no contexto do GTD, tem um significado mais abrangente, não se encontrando limitado ao contexto profissional, implicando todas as acções diárias que temos de desempenhar, para concluir as nossas tarefas. No dia-a-dia, existem três tipos de tarefas que podemos desempenhar: trabalho predefinido, trabalho não definido previamente ou definir o nosso fluxo de trabalho.

  1. Trabalho predefinido: dito de outra maneira, trabalhar na nossa lista de próximas acções, completando tarefas que definimos anteriormente.
  2. Trabalho não definido previamente: acontecimentos imprevistos, com os quais escolhemos, ou não lidar, que exigem disponibilidade de tempo e energia. Para este tipo de trabalho, a nossa decisão passa por decidir se podem ser concluídos no momento, ou se terão que ser adiados para mais tarde (passando a constar como uma próxima acção). É para estes casos que se recomenda alguma flexibilidade, e adaptabilidade, na nossa agenda diária.
  3. Definir o nosso trabalho: para muitas pessoas, passar tempo a definir e esquematizar o nosso fluxo de trabalho, é visto como contraproducente. No entanto, este “desperdício” de tempo ajuda-nos a clarificar o que temos de fazer, e garante que fica tudo registado no nosso sistema e que as próximas acções são correctamente definidas. Assim, no final do dia, poderemos ter uma melhor noção do que foi feito, e quais as tarefas que foram adiadas para mais tarde.

O Modelo dos Seis Níveis para revermos o nosso trabalho:
O último modelo é mais abrangente, e permite ampliar a noção do trabalho desenvolvido, analisando tanto o trabalho diário, como os objectivos a longo prazo. Assim, os seis níveis consistem em, do mais complexo para o mais simples, vida, visão de três a cinco anos, metas para um a dois anos, áreas de responsabilidade, projectos correntes e acções actuais.

David Allen associa a este modelo uma analogia aeroespacial, atribuindo a cada um destes níveis uma altitude:
50 000+ pés = Vida
40 000 pés = Visão de três a cinco anos
30 000 pés = Metas para um a dois anos
20 000 pés = Áreas de responsabilidade
10 000 pés = Projectos correntes
Plataforma (base) = Acções actuais

Este modelo permite-nos avaliar os diferentes níveis do nosso trabalho, clarificar os objectivos, metas e compromissos propostos (por nós e pelos outros), e verificar se as nossas acções actuais são adequadas para atingirmos objectivos mais elevados. Permite-nos ainda reconhecer as nossas acções como interligadas, desde as que se processam numa base diária, até às que deverão ser desencadeadas, para chegar, a longo prazo, aos resultados pretendidos.

É importante ter em conta que a implementação do GTD é contínua. Como todos os dias recebemos novos inputs, é fundamental que, sempre que necessário, se recomece todo o ciclo, desde a recolha até à acção. De acordo com a minha própria experiência, e com os relatos que tenho recolhido de amigos e colegas, muitas pessoas aplicam, de forma quase inconsciente, quase todas as cinco fases, com excepção da tão necessária, e importante, revisão periódica. Os próximos posts focarão a implementação do método, numa base mais prática, onde aproveitarei para descrever a forma como introduzi o GTD no meu sistema de gestão pessoal.

Ver também:
.GTD: apresentação

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