.GTD: preparação

A implementação do GTD requer espaço, tempo e, dependendo de cada caso, algum investimento em material de escritório. O período de tempo ideal seriam dois dias inteiros – antes de começarem a reclamar que não têm tempo, pensem nos benefícios a longo prazo, principalmente no ganho em capacidade de organização. O fim-de-semana apresenta-se como a altura ideal para implementar o sistema, não só porque temos dois dias inteiros para nós (mais minuto menos minuto), mas também pela menor probabilidade de interrupções. No caso de querermos fazer a implementação no local de trabalho, é conveniente ter em atenção o que está agendado para esses dias, deixar claro que apenas nos poderão interromper em caso de emergência (o que é complicado, pois para muitas pessoas tudo é uma emergência…), e evitar fazê-la após o final do dia de trabalho, quando os níveis de energia estão muito baixos.

O espaço
Numa empresa, será o nosso gabinete, ou área de trabalho (para quem trabalha em open space); em casa, uma área reservada para trabalho. Se tivermos ambos devem ser similares e “comunicar” entre si. Até ao momento, sempre trabalhei em gabinetes partilhados ou open space o que, como podem imaginar, pode dificultar as nossas tentativas de organização, principalmente quando as pessoas com quem trabalhamos têm sistemas de organização muito diferentes dos nossos (ou, como já me aconteceu, virtualmente inexistentes). A minha solução, muito antes de conhecer as virtudes do GTD, passou por tentar ter sempre acesso aos elementos necessários para o trabalho, ou para uma possível continuação em casa – uma pasta, saco ou mochila, com a agenda, um caderno onde anotava tudo o que estava relacionado com os projectos em que estava a trabalhar, material de escrita, etc.

O espaço ideal é aquele que contém tudo o que necessitamos para trabalhar, e que está adaptado às nossas necessidades. No geral, não necessitamos de muito mais que uma secretária, tabuleiros para papel, um armário e material de escrita (papel e caneta). Actualmente, torna-se imprescindível acrescentar um computador e uma impressora; trabalhos mais específicos requerem mais equipamento (scanner, vídeo/televisão, mesa digitalizadora, …). Quando partilhamos o nosso espaço, é importante marcar limites definidos: para que o nosso sistema funcione, não podemos passar o nosso tempo em constante reorganização.

Para quem trabalha, ou quer trabalhar em casa, é fundamental a criação de um espaço para esse efeito: uma divisão que possa ser fechada, para momentos de maior concentração, ou para minimizar as interrupções, e onde possamos dispor de todo o material necessário para trabalhar. Mesmo nestes casos, continua a ser importante arranjar um sistema portátil, que nos permita trabalhar em qualquer lado.

O material necessário

  1. Tabuleiros de papel: um a três, consoante as necessidades; quando implementei o GTD, optei apenas por um tabuleiro, que serviria a função de cesto de entrada mas, com o passar do tempo, começo a chegar à conclusão que talvez não seja má ideia adquirir outro, para recolher os itens para incubação. O ideal será ter um para entrada, outro para saída e um para itens temporários.
  2. Bloco de papel ou cadernos: usados no processo inicial de recolha, para anotar os itens que necessitam de acção, os projectos e itens associados, etc.
  3. Lápis ou caneta (ou ambos).
  4. Post-its, molas, clips, agrafador (e agrafos), fita-cola e elásticos: essenciais para referenciar e organizar.
  5. Máquina de etiquetas: para etiquetar pastas e lombadas de material encadernado com argolas plásticas, tendo a vantagem (dependendo da máquina) de podermos colar etiquetas em cima de outras, para reutilizar pastas. Se adquirirem uma igual à minha (DYMO Junior), ainda podem usá-la em trabalhos criativos😀.
  6. Pastas: consoante os gostos, podem ser simples pastas de cartão, dossiers ou pastas de arquivo suspenso. Qualquer uma das opções serve e, mais uma vez, a forma como nos organizamos depende muito das condições disponíveis.
  7. Calendário: como já havia referido, em conjunto com a lista de próximas acções, constitui o núcleo central do GTD. O tipo de calendário (diário, semanal ou mensal) e o formato (papel ou digital), não são muito importantes, e cada um deve escolher o que mais lhe convier. Há um tempo atrás descobri o WeekDate, um calendário que integra em simultâneo compromissos diários, mensais e mensais, mas infelizmente ainda só está disponível nos Estados Unidos😦.
  8. Cesto para o lixo/reciclagem: normalmente está disponível no local de trabalho. Aconselho vivamente que, mesmo que não queiram adquirir cestos com maior capacidade, quando iniciarem a recolha, tenham a postos sacos do lixo bem grandes porque, acreditem, vão precisar (assim evitam andar a passear dezenas de sacos pequenos com lixo e papel).
  9. Agenda: não é um item essencial, pois uma correcta utilização do calendário permite-nos registar os nossos compromissos diários, e enquadrá-los no panorama semanal e mensal. A minha agenda é parte integrante do meu sistema portátil, onde anoto compromissos, listas e ideias. Como optei por uma agenda Moleskine ainda tenho a possibilidade de guardar na bolsa interna pequenas folhas de papel (para notas soltas) e documentos que necessite. As escolhas são muitas e, mais uma vez, tudo depende das necessidades de cada um. Para quem não goste de andar com agenda (principalmente de a transportar), existe sempre a possibilidade de um sistema semelhante ao Hipster PDA, que permite imprimir em cartões (existe uma versão para imprimir em folhas A4) os elementos necessários para uma boa organização: calendário (diário, semanal e mensal), listas de tarefas, contactos, etc.

Se conseguimos arranjar tempo, espaço e material, resta-nos garantir que não seremos interrompidos, e que concluímos as tarefas actuais mais urgentes (ou que criámos algum tipo de lembrete, que nos recorde que estão pendentes), peloe que podemos avançar para a recolha, sobre a qual falarei na próxima semana.

Ver também
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

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