.GTD: recolha

A recolha é iniciada após prepararmos o espaço e dispensarmos o tempo necessário – dos dois dias necessários para implementar todo o processo (como referido no post anterior) ocupa, em média, entre uma a seis horas, dependendo do número de itens incompletos (pode ser necessário mais tempo, se decidirmos englobar todos os espaços físicos em que nos movemos diariamente). Esta primeira fase do GTD permite-nos ter a noção da quantidade de coisas que se foram, voluntária ou involuntariamente, acumulando, determinar o limite a atingir e evita, mais tarde, distracções nas fases de processamento e organização.

Para quem já tenha o hábito de recolher os itens e notas que se vão acumulando diariamente, resta analisar se o fazem correctamente, ou seja, se assim que identificam algo que deve ser feito, tomam uma decisão (imediata ou não) relativa ao seu destino final. Gavetas a abarrotar com objectos e notas ou pilhas de papel dispostas numa secretária, à espera de uma oportunidade para serem processadas, não são, definitivamente, sinal de uma recolha bem feita.

A recolha é dividida em duas fases distintas: recolha física e recolha mental. A recolha física permite-nos recolher todos os itens (objectos) aos quais esteja associada uma acção ou que não estejam no sítio certo, transferidos para a caixa de entrada para serem processados. Existem, no entanto, algumas excepções, como o material de escritório, material de referência, decoração e equipamento, tornando-se necessário reconhecer o que é que possui, ou não, uma acção associada – armários com material amontoado e/ou equipamento obsoleto, assim como material de referência desactualizado, são considerados itens incompletos que devem ir para a caixa de entrada. Para itens demasiado grandes, que não caibam na nossa caixa de entrada, podemos criar uma nota que sirva de referência, para mais tarde decidirmos a acção adequada. Quando a pilha de itens recolhidos começar a ter proporções nada adequadas à nossa caixa de entrada (e acreditem, isso acontece quando fazemos uma recolha a fundo), podemos optar por criar pilhas à sua volta ou, se necessário, no chão.

Para melhorar a eficácia da recolha física, devemos ter em atenção que:

  1. tudo o que é reconhecido como lixo deverá ser mandado fora de imediato;
  2. nesta fase, devemos evitar a tentação de recolher e organizar;
  3. o que já estiver organizado, ou fizer parte de listas anteriores, deverá ser colocado na caixa de entrada para ser processado;
  4. torna-se útil anotar a data de criação de todas as notas (ajuda a verificar o tempo que levamos a lidar com os itens incompletos);
  5. devemos procurar por itens possivelmente accionáveis em todos os recantos do nosso local de trabalho: secretária, armários, gavetas, etc. Se tivermos disponibilidade (e alguma coragem!), porque não uma revisão geral à casa?
  6. itens não-físicos, como o voice mail e o e-mail, também devem ser recolhidos (para os primeiros, uma possível solução passa por anotá-los numa folha de papel que irá para a caixa de entrada).

Após recolhermos todos os itens físicos presentes no nosso ambiente pessoal e/ou profissional, podemos passar à árdua tarefa de esvaziar a nossa mente. Todos os pensamentos, ideias ou projectos que possam requerer a nossa atenção neste momento, ou no futuro, deverão ser anotados numa folha de papel, individualmente (os mais preocupados com o desperdício de papel poderão sempre usar folhas de rascunho, ou folhas cortadas) – este procedimento demora, em média, entre vinte minutos a uma hora. Nada deve ser descartado, por muito disparatado ou aleatório que pareça.

Quando terminarmos, todas as notas criadas deverão ir para a caixa de entrada, que por esta altura deverá estar a transbordar e rodeada por várias pilhas. Terminado todo este processo, resta-nos apenas garantir que o que está na caixa de entrada, não permanece lá por um período de tempo indefinido, e que tudo o que foi recolhido deverá ser processado, como veremos no próximo post.

Ver também
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

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