.GTD: processamento

Partindo do princípio que recolhemos tudo o que requeria tempo e atenção, a nossa tarefa passa agora por esvaziar a nossa caixa de entrada. Isto não implica que teremos que executar todas as acções e finalizar todos os projectos, mas apenas que devemos identificar cada item, decidir o que é e o que devemos fazer com ele.

Quando terminarmos de processar a caixa de entrada teremos:

  1. mandado para o lixo tudo o que não precisamos;
  2. completado todas as acções que demorem menos de dois minutos;
  3. anotado todas as tarefas que serão delegadas;
  4. criado lembretes que nos recordem de todas as acções que demorem mais de dois minutos a completar;
  5. identificado projectos actuais e futuros;

Como foi referido anteriormente (ver aqui), tanto o processamento como a organização podem ser sintetizados em forma de diagrama (disponível aqui), onde a coluna central representa todos os passos envolvidos no processamento e na tomada de decisão relativa às próximas acções.

O processamento rege-se por três regras básicas:

  1. O item que está mais em cima é o primeiro a ser processado.
  2. Processa-se um item de cada vez.
  3. Nunca se coloca nada novamente na caixa de entrada.

Tudo é processado de forma igual, e não devemos perder mais tempo com um item do que o necessário para decidir qual a próxima acção associada. É também de evitar a chamada “sondagem de emergência”, quando decidimos pegar em algo mais importante ou divertido, deixando os itens mais aborrecidos para depois. Isto poderá ocorrer quando encontramos algo muito importante e que não demorará muito tempo a completar, mas evitado ao máximo – focar um item de cada vez força-nos a dar-lhe atenção, e facilita a tomada de decisão.

Qual a próxima acção?
Nesta altura, torna-se fácil de entender: temos um item, decidimos o que temos de fazer com ele e passamos para o próximo. No processamento, a grande dificuldade reside apenas em determinar, com alguma exactidão, o tempo que demorará a completar uma acção. No entanto, quando identificamos correctamente a próxima acção, a sua natureza específica irá determinar, quase automaticamente, o conjunto de opções e decisões que poderemos tomar. Possivelmente, uma grande parte dos itens recolhidos não terão uma acção associada e, regra geral, corresponderão a uma de três categorias: lixo, itens para incubação e material de referência.

  1. Lixo: nalguns casos, será evidente que não é necessário manter um item, noutros nem tanto. O problema de mandar fora itens que não necessitamos de momento, é pensarmos sempre que serão úteis um dia. A nossa decisão deverá ser governada pela nossa intuição, muito bom senso e, mais importante, pelo espaço disponível.
  2. Incubação: pertencem a esta categoria todos os itens que, de momento, não têm associada nenhuma acção, mas que poderão vir a ter no futuro (por exemplo, panfletos de conferências que gostaríamos de assistir, mas que apenas ocorrerão daqui a uns meses, ou documentos importantes para uma reunião que está marcada para a próxima semana). Para lidarmos com estes itens, duas soluções viáveis: anotá-los numa lista “Um Dia/Talvez” ou no calendário – ou noutro sistema, o objectivo é apenas criar lembretes que nos recordem, mais tarde, que existem itens por processar.
  3. Material de referência: normalmente é o mais fácil de identificar, já que consiste em informação útil para projectos. Deve ser dada especial atenção a material desactualizado, que esteja a ocupar desnecessariamente espaço precioso.

Quando os itens da caixa de entrada não pertencem a estas categorias, isso implica que possuem uma acção imediata e é necessário decidir o que fazer com eles. A próxima acção pode ser fácil de identificar mas, muitas vezes, para atingirmos o objectivo pretendido, torna-se necessário dividi-la numa série de pequenos passos (aqui o GTD encontra algumas semelhanças com a gestão de tempo tradicional, que também propõe a divisão de tarefas complexas em subtarefas, mais fáceis de implementar e completar).

Decidida a próxima acção, três opções:

  1. Fazer, quando a acção demora menos de dois minutos (ou outro intervalo de tempo apropriado). Mesmo que o item não seja reconhecido como prioritário, a acção associada deverá ser completada no momento ou, provavelmente, nunca mais o será. Se o item não é assim tão importante para que nos obriguemos a fazer algo com ele, mais vale mandá-lo fora.
  2. Delegar, quando não somos a pessoa mais apropriada para desempenhar a tarefa. As acções delegadas poderão ser incluídas numa lista “À Espera De”, que nos ajuda a saber a quem e quando foi delegado – especialmente útil quando nos interessa saber o desfecho de determinada tarefa ou situação.
  3. Deferir, para o sistema de organização como algo que deverá ser feito mais tarde – se ainda não tivermos uma forma adequada de lidar com estes itens, podemos incluí-los numa lista “Pendentes”, da qual também farão parte as acções delegadas.

Para finalizar o processamento, resta-nos apenas inventariar todos os projectos que temos pendentes (e recorda-se de novo que, no contexto do GTD, um projecto diz respeito a um resultado desejado, cuja realização implica mais do que uma acção a completar). A lista “Projectos” funciona como uma forma de nos lembrarmos regularmente do que temos pendente, e poderá englobar os planos para as próximas férias, os objectivos que queremos atingir no trabalho ou levar o carro à inspecção. O ideal será que se identifique correctamente tanto o projecto, como as acções associadas.

Recolhemos e processámos os itens incompletos, identificámos as acções associadas e já sabemos quais os projectos que temos pendentes. Próximo passo? Organização, a quarta fase do GTD, abordada no próximo post.

Ver também
.GTD: recolha
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

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