.GTD: organização

A terceira fase do GTD tem como objectivo a utilização de todas as ferramentas e métodos disponíveis, para organizar os itens que foram processados anteriormente. Uma das abordagens mais simples, e eficazes, consiste na criação de listas onde agrupamos os itens que pretendemos organizar.

Como ponto de partida, podemos distinguir sete tipos primários de categorias que, apesar de relacionadas, devem estar bem diferenciadas para evitar ambiguidades no processo de organização:

  1. Lista de Projectos
  2. Material de suporte a Projectos (referência)
  3. Informações/acções calendarizadas
  4. Listas de Próximas Acções
  5. Lista À Espera de
  6. Material de referência
  7. Lista Um Dia/Talvez

A organização rege-se pelo conceito de simplicidade: no final, apenas necessitamos de listas, para nos lembrar do que deve ser feito, e pastas para arquivar o material de referência.

Lembretes e acções
As listas que criamos não são mais que lembretes das acções que temos de desempenhar e, numa fase inicial, podem ser divididas em:

  • Acções do calendário: todas as que devem ser feitas numa dada hora e/ou dia. O calendário é território sagrado e serve para nos dar uma ideia do que nos espera durante uma semana ou mês .
  • Lista de Próximas Acções: se após o processamento não tivermos mais de vinte e cinco próximas acções, faz todo o sentido mantê-las numa única lista. A maioria de nós terá um número muito superior, necessitando de criar várias listas organizadas por contextos, que condicionam a execução das acções (permitindo uma optimização na gestão de recursos, tempo e energia). Os contextos variam de pessoa para pessoa mas, regra geral, utilizam-se as seguintes listas: “Chamadas”, “Ao Computador”, “Recados”, “No Escritório”, “Em Casa”, “Agendas” (utilizada em reuniões) e “Ler/Rever”.
  • Lista “Á Espera de”: contém todas as acções que não dependem de nós, mas que nos interessam seguir e rever (como a entrega de um artigo que comprámos on-line ou uma tarefa delegada a um colaborador).

E-mail
O e-mail desempenha cada vez mais um papel fundamental na nossa vida pessoal e profissional, e a melhor forma de o organizar é através de software, como o Microsoft Outlook (para Windows) ou o Mail (para Mac). O objectivo é esvaziar, sempre que possível, a caixa de entrada, seguindo a mesma regra de contextualização referida anteriormente.

David Allen propõe que se criem duas pastas chamadas @Acções e @À Espera de, às quais correspondem, respectivamente, o que temos de fazer e tarefas delegadas a outras pessoas. Pessoalmente, considero este método demasiado simplista, e mais aplicável em contexto profissional. Seguindo esta linha de pensamento, torna-se mais viável criar pastas que nos permitam classificar o e-mail recebido por pessoa ou grupo de pessoas, empresas, listas de distribuição, etc. Na gestão do e-mail, utilizo regras para o direccionar automaticamente para a pasta respectiva (apesar de nem sempre funcionarem muito bem) e, quando pretendo responder a um e-mail que já li, mas de momento não tenho disponibilidade para tal, reverto o estado dele de lido para não lido (outra alternativa será criar uma pasta onde ficarão os e-mails pendentes). Quando as tarefas relacionadas com o e-mail ultrapassam a simples resposta, crio uma lista temporária com todas as acções que tenho de desempenhar quando tiver acesso a ele.

Projectos
A lista “Projectos” é, essencialmente, um índice dos itens que temos pendentes, não sendo recomendado que se tente organizar por prioridade, tamanho ou urgência. O seu valor reside na possibilidade de ser revista periodicamente, assegurando que todos os passos necessários para a conclusão de um projecto estão correctamente definidos.

A organização dos projectos pode partir de uma lista geral, apesar de haver quem prefira subdividir em vários subprojectos. Pessoalmente, considero mais simples lidar com uma única lista, onde se encontram descritas as acções relacionadas com um determinado projecto, do que gerir múltiplas listas, assim como fazer a distinção entre projectos profissionais e pessoais. Seja qual for a opção escolhida, nunca nos devemos esquecer que os projectos não são mais que itens incompletos e, como tal, é absolutamente fundamental que sejam sempre incluídos na revisão semanal. Considero útil anotar sempre a data em que determinado projecto deu entrada na lista, o que facilita a sua revisão futura – um projecto que demore demasiado tempo a ser activado ou finalizado, possivelmente será transferido para a lista “Um Dia/Talvez”.

Material de referência
Para organizar o material de referência torna-se necessário analisar o espaço disponível e qual o sistema mais adequado, tendo em conta o tipo de informação de que dispomos. Existem várias opções disponíveis: sistemas de referenciação geral (por exemplo, informação organizada por ordem alfabética), sistemas de referenciação por categorias (informação agrupada por tópicos), indexs (muito úteis para organizar informações relativas a contactos), etc. Seja qual for o sistema escolhido, este deverá permitir um fácil acesso e organização da informação.

Um Dia/Talvez
A última coisa a organizar são os itens que um dia poderemos querer avaliar de novo, numa lista “Um Dia/Talvez”, no calendário ou num arquivo de referência rápida. Na lista “Um Dia/Talvez” constarão todas as coisas que gostaríamos de fazer mais tarde (por exemplo, uma viagem), com a vantagem de que serão periodicamente avaliadas, durante a revisão semanal – assim, quando tivermos disponibilidade, poderemos transferi-las para a lista “Projectos”. O calendáriopermite-nos criar lembretes, que accionar mecanismos de decisão para tarefas, projectos e eventos futuros (por exemplo, remeter para uma data específica um projecto que queiramos activar ou reavaliar, anotar uma conferência ). Por fim, o sistema de referenciação rápida (tickler file) permite organizar os itens por ordem cronológica/alfabética – apesar de ser bastante útil, considero-o demasiado complexo para a maioria de nós, para além de implicar um esforço bastante grande para se manter devidamente organizado.

Após organizarmos os itens processados, devemos garantir que o nosso sistema se mantém funcional e adaptável, revendo o que foi feito e o que está por fazer – no próximo post, a revisão.

Ver também
.GTD: processamento
.GTD: recolha
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

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