.GTD: revisão

Para que o nosso sistema de gestão pessoal funcione, é necessário revê-lo periodicamente para nos assegurarmos que estamos a fazer o que é necessário, e que não há problema por não estarmos a fazer outras coisas. Dito por outras palavras, a base do GTD assenta nos compromissos que temos conosco e com os outros, e a sua aplicação força-nos a reconhecer que o tempo não chega para tudo e que existem coisas que, mesmo estando pendentes, não são assim tão importantes neste momento, podendo ser concluídas noutra altura, quando a nossa disponibilidade e energia o permitirem. Desta forma, torna-se fundamental que o nosso sistema não seja estático e esteja sempre actualizado. Para que isto aconteça, devemos fazer o esforço de o rever periodicamente, de preferência todas as semanas.

A revisão semanal deverá ser feita, de preferência, sempre no mesmo dia. Há quem prefira fazê-la todas as sextas-feiras, e assim libertar a mente para o fim-de-semana. Para mim, o domingo é uma melhor opção, por ser um dia mais calmo, e por me permitir ter uma noção do que me espera na semana seguinte. Seja qual for o dia escolhido, devemos tentar dedicar, pelo menos, uma hora do nosso tempo a rever todos os itens que foram sendo acumulados durante a semana. Regra geral, a revisão compreende os seguintes passos:

  1. Todos os pedaços de papel que serviram para anotações, cartões de visita, facturas, etc., devem ser colocados na caixa de entrada para serem processados (aplicando-se o mesmo princípio a blocos de notas e cadernos).
  2. O material de referência deve ser arquivado e arrumado no local apropriado.
  3. A revisão do calendário deve incluir tanto as entradas passadas como futuras. Para termos uma noção do que nos espera na próxima semana (ou mês), podemos criar uma lista de tarefas semanais (ou mensais) e revê-la ao longo da semana (ou mês).
  4. Todas as listas devem ser revistas, eliminando o que já foi feito, e actualizadas com novos itens que tenham surgido.
  5. É importante avaliar o estado de cada projecto, verificando se todas as acções estão correctamente definidas. Na lista “Um Dia/Talvez”, rever os projectos que poderão ser activados e eliminar os que, provavelmente, não serão concretizados.
  6. O e-mail temabém deve ser revisto, assegurando que não existem itens por abrir ou responder.

Na revisão semanal, poderemos também avaliar a eficácia do nosso sistema de gestão pessoal, verificando se as listas criadas não são demasiado complexas (ou demasiado simples), se os contextos que utilizamos estão adaptados às nossas necessidades e ainda se as ferramentas de que dispomos (low tech e/ou high tech) ajudam ou atrapalham à optimização do nosso tempo. Mais uma vez, a simplicidade comanda, já que quanto mais simples for o nosso sistema, mais fácil será de actualizar e rever, facilitando a tomada de decisão e a execução de acções.

Ver também
.GTD: organização
.GTD: processamento
.GTD: recolha
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

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