.mudámos ou o last post por estas bandas

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.será que funciona?

Produtividade. Desempenho. Êxito. Qualidade. Meras palavras ou algo a que o comum mortal pode aspirar? Ao longo dos últimos 6 meses, publiquei 8 posts relacionados com um dos métodos de produtividade pessoal mais famoso dos últimos tempos, o GTD – Getting Things Done, desenvolvido por David Allen.

Nos dias que correm, é normal que nos sintamos cada vez mais ansiosos e stressados, principalmente pela dificuldade em conciliar interesses profissionais com pessoais. Cada vez mais, queremos apagar da nossa memória o estereótipo do yuppie, deixar de medir o nosso sucesso apenas pelo desempenho profissional; queremos um emprego que nos realize, onde sejamos bem pagos e que nos permita ainda ter tempo para a família, para os amigos e para tudo o que nos faça sentir bem conosco mesmos.

Será, então, o GTD uma via para atingir tais objectivos? Sim e não, simultaneamente. Como já havia referido, todos os métodos de produtividade pessoal têm os seus aspectos positivos e negativos. Nenhum é totalmente perfeito e aplicável na íntegra, cabendo a quem os pretende aplicar pensar quais os aspectos que se ajustam à sua vida e os que são dispensáveis ou pouco práticos.

Vantagens do GTD

  1. O calendário, como núcleo do nosso sistema de produtividade pessoal é, talvez, um dos melhores conceitos do GTD. Devidamente utilizado, permite-nos optimizar todos os compromissos dependentes de um dia/hora, desde que não caiamos na tentação de o atolar em tarefas que podem ser realizadas noutra altura (ou que não são dependentes de um contexto temporal).
  2. O processo de recolha permite-nos ter uma ideia do que temos para fazer (o que, por vezes, pode ser quase desmotivante). Desde que processada de forma eficaz, essa informação ajuda-nos a esquematizar as nossas tarefas e objectivos, impulsionando a sua execução. O segredo, no processamento dos itens incompletos, reside na simplificação das ferramentas: um simples caderno pode ser mais eficaz que um programa informático, com o qual teremos de aprender a trabalhar e nem sempre teremos acesso; por outro lado, a criação de um número muito grande de listas pode levar à dispersão da informação.
  3. O conceito de que qualquer tarefa deve ser encarada como um projecto pode induzir alguma confusão, mas tem a vantagem de nos fazer pensar em todos os passos necessários para a concluir.
  4. A noção de contexto permite-nos agrupar tarefas, optimizando o tempo que dedicamos a elas e os meios que temos disponíveis. Mais uma vez, é importante simplificar: por exemplo, em vez de duas listas distintas, uma para o e-mail e outra para tarefas a desempenhar quando temos acesso a um computador, porque não apenas uma lista, com as tarefas a desempenhar nesse contexto? Mais simples e igualmente eficaz!
  5. A fase de revisão, mesmo que não seja semanal, obriga-nos a verificar a execução das tarefas pendentes e o estado em que se encontram os nossos objectivos.

Desvantagens do GTD

  1. Conceptualmente, é bastante simples: identificamos o que temos de fazer, contextualizamos e fazemos. Do ponto de vista prático, não é muito intuitivo e obriga-nos a criar um número de listas quase proporcional aos contextos em que nos movemos (trabalho, casa, computador, telefone, …).
  2. Para que o sistema funcione é quase obrigatória uma fase de adaptação, moldando os princípios do GTD à nossa realidade (o que pode demorar muito tempo).
  3. Escrever todas as coisas que temos para fazer não implica, como defende David Allen, deixar de pensar nelas – ideias e pensamentos podem co-existir em simultâneo em diversos lugares! Para além que isto nem sempre é mau: pensar constantemente num problema pode levar-nos a soluções muito criativas.
  4. Durante a fase da recolha, qual o limite para os itens incompletos?
  5. Incubação, listas “Um Dia/Talvez” e delegação podem facilmente tornar-se numa forma de protelar o que temos para fazer.
  6. Só porque uma tarefa demora pouco tempo, não implica que a tenhamos que desempenhar de imediato, o que vai contra a ideia de “tudo o que demore menos de dois minutos deve ser feito já!”. Muitas vezes, são as pequenas tarefas, que podem ser concluídas em qualquer altura, que nos fazem perder tempo e impedem de concluir o que é verdadeiramente importante.
  7. Não é aplicável em contextos profissionais onde reine o caos e a anarquia: por muito boa vontade que tenhamos, existem pessoas que acham que o tempo, o deles e o nosso, estica por magia, que tudo é prioritário e que se não fazemos é porque somos preguiçosos e desorganizados (mesmo que sejam eles que não se lembrem que aquilo que nos pediram hoje não era prioritário ontem, e que estamos a tentar acabar algo que nos pediram há cinco minutos e era mesmo, mesmo, mesmo muito urgente…).
  8. Processar o e-mail segundo os princípios do GTD pode ser moroso, tornando-se mais eficaz utilizar um sistema de pastas (por assunto ou site) e regras.

Não sendo perfeito e universal, o GTD não deixa de ter o seu interesse e utilidade, especialmente quando perdemos algum tempo a pensar nos seus princípios-chave e na melhor forma de os adaptar ao nosso modo de funcionamento. A dificuldade que muitos (eu incluído) sentem na sua aplicação, não está directamente relacionada com o método, mas sim com as formas de organização e funcionamento das diferentes pessoas com quem temos de lidar, diariamente e ao longo da vida. A aplicação de qualquer método de produtividade pessoal seria sempre facilitada se todos o seguissemos, o que raramente acontece. Daí que a palavra-chave (e correndo o risco de me repetir) seja sempre a mesma: adaptação.

Ver também
.GTD: acção
.GTD: revisão
.GTD: organização
.GTD: processamento
.GTD: recolha
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação

Links interessantes:
26 Reasons Not to Use GTD
GTD for Absolute Beginners
GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal
Your GTD System Isn’t the Problem
Taking A Look at Getting Things Done
Overwhelmed by Your To-Do List? Go With a ‘Will-Do’ List Instead
10 GTD “holes” (and how to plug them)
5 Things GTD Won’t Fix

.GTD: acção

Antes de mais, peço desculpa a quem possa ter seguido os post sobre GTD, pela fraca regularidade dos mesmos. Por um lado, esta falha da minha parte pode dar razão a todos os que defendem que o sistema não resulta, devido à sua complexidade. Por outro, em minha defesa, e como poderão perceber todos os que resolvam tentar implementar o sistema de David Allen, conjugar vida pessoal e profissional exige, hoje em dia, uma grande dose de flexibilidade. Nem sempre podemos ou conseguimos fazer tudo o que queremos e, regra geral, é necessário definir bem as nossas prioridades – uma das minhas seria actualizar o blog com maior regularidade e ter publicado os posts sobre GTD a tempo e horas mas, com a correria do dia-a-dia e uma série de outros acontecimentos, não me foi possível.

A última fase do GTD (Acção) inicia-se após identificarmos e registarmos as acções necessárias para concluir todos os projectos activos (e pendentes), através de decisões que permitam optimizar o tempo disponível e realizar o maior número de tarefas. Nesta fase, todas as acções estarão presentes na lista “Acções”, os projectos na lista “Projectos”, as tarefas futuras na lista “Um Dia/Talvez”, o calendário actualizado e optimizado, e teremos criado contextos que nos permitam activar e executar as acções pendentes.

Devemos começar sempre pelo calendário, elemento nuclear do GTD, e ver as acções que devem ser realizadas de imediato (ou o mais depressa possível). Como já foi referido, consideram-se acções imediatas as que demorem entre dois a dez minutos a serem concluídas. Após isto, devemos prestar atenção à lista “Acções”, tendo em conta quatro aspectos fundamentais (pela ordem apresentada):

  1. Contexto: algumas acções são dependentes de um determinado espaço – por exemplo, as que apenas podem ser executadas em casa ou no escritório, ou que impliquem estarmos perto de um telefone ou computador.
  2. Tempo disponível: implica termos uma boa noção do tempo que uma acção demora a concluir, aproveitando de forma eficaz todas as janelas de tempo que temos ao longo do dia – por exemplo, quando temos meia hora antes de uma reunião, podemos aproveitar para realizar todas as acções que, dentro do contexto disponível, demorem menos de trinta minutos (para quem gosta de ler e se queixa de falta de tempo para tal, uma dica: aproveitar os pequenos momentos em que estamos à espera de alguma coisa para pôr a leitura em dia, seja uma consulta no médico ou um amigo num café).
  3. Energia disponível: tarefas diferentes exigem níveis de energia diferentes, o que implica, acima de tudo, a noção da(s) altura(s) do dia em que somos mais produtivos e/ou criativos – o que permite saber quando teremos maior capacidade de levar uma tarefa do princípio ao fim, ou quando será mais benéfico desligar e ir dar uma volta para recarregarmos baterias. A energia disponível condiciona também o grau de complexidade das tarefas a desempenhar: quanto maior o cansaço, menor a nossa capacidade de concentração e, como consequência, o nosso desempenho e vontade de realizar ou finalizar tarefas que exijam muito de nós.
  4. Prioridade: quando os três parâmetros anteriores não servem para clarificar qual a melhor acção seguinte, deveremos ter em conta a prioridade da tarefa. O problema do conceito de prioridade reside na sua subjectividade. Em primeiro lugar, todos temos a tendência de deixar por fazer as tarefas mais enfadonhas. Em segundo lugar, o que é prioritário para nós não o é para os outros. Uma prioridade pode ser estabelecida por critérios mais racionais, principalmente no campo profissional, quando existem prazos estabelecidos ou objectivos a cumprir. Por outro lado, quando estamos indecisos, uma prioridade pode ser definida por puro instinto, pelo simples facto de sabermos qual o melhor caminho a seguir. Quando em dúvida, podemos sempre definir uma prioridade pela óptica da gestão de tempo tradicional, dividindo as tarefas em importantes/urgentes, importantes/não urgentes e não importantes/não urgentes. Claro que, mais uma vez, o que é importante e urgente para uma pessoa, não o é para outra, podendo ser necessário negociar a execução da tarefa para que ambas as partes fiquem satisfeitas (acreditem, mais fácil dizer do que fazer!).

Numa perspectiva mais alargada, torna-se importante definir quais as próximas acções que nos ajudem a atingir objectivos a médio/longo prazo. Se quisermos melhorar a nossa situação profissional, deveremos ter em atenção todas as acções que nos permitam atingir esse objectivo, desde melhorar os nossos conhecimentos com formação ou concorrer para lugares em empresas que estejam de acordo com as nossas ambições.

Um exemplo real

Actualmente, redescobri uma paixão antiga e que, nos últimos tempos, havia ficado relegada para segundo plano: a fotografia. Assim, ainda que não oficialmente, criei um novo projecto que possui um conjunto de acções associadas:

  1. Mais do que óbvia, pegar na máquina e fotografar.
  2. Escolher a máquina a utilizar: digital implica passar as fotos para o computador e tratá-las, caso necessário; analógica implica revelar os negativos e digitalizá-los em alta resolução (e também quando necessário, tratar as fotos).
  3. Escolher as fotos para publicar online (publicidade escandalosa!) e as que serão impressas e/ou ampliadas.
  4. Digitalizar os negativos antigos em alta resolução.

A primeira acção é a mais fácil de executar: qualquer contexto serve, o tempo e energia não são problema (basta ter uma máquina por perto) e não existe necessidade de estabelecer prioridades. A segunda acção já implica algum planeamento: por um lado, o digital oferece a possibilidade de uma fotografia instantânea, mas o tratamento implica utilizar o computador (contexto) e disponibilizar algumas horas de trabalho (tempo) e, consequentemente, ter alguma energia disponível; a questão da prioridade também se coloca, pois é importante que a tarefa não interfira com outras. O mesmo raciocínio aplica-se para a terceira acção: a revelação dos negativos implica deslocar-me a um estúdio (primeiro contexto) para depois os digitalizar em casa (segundo contexto), disponibilizar tempo e energia e tentar que a tarefa não interfira com outras. A quarta acção é em tudo semelhante à terceira, excepto que dispensa a fase da revelação, feita anteriormente.

Todas estas acções têm que ser incorporadas na minha vida diária e apenas podem ser accionadas em alturas que tenha tempo disponível para elas. No entanto, permitem-me aplicar a teoria da janela de tempo: enquanto esperava que terminasse o processo de digitalização, pude começar a escrever este post, uma vez que, em alta resolução, uma tira de 6 negativos demora cerca de 20 minutos a digitalizar, o que me permite sempre desempenhar outras tarefas em simultâeno.

Este exemplo, algo simplista, resume a filosofia GTD, apresentada ao longo dos últimos posts: reconhecemos a necessidade de fazer algo, arranjamos os meios necessários, organizamos tudo para que isso seja possível e executamos a tarefa. No entanto, resta sempre a questão: será que funciona? Num próximo post, abordarei esta questão de forma mais pormenorizada. Para já, ficam algumas considerações: o GTD, apesar de conceptualmente simples, pode ser difícil de implementar; nenhum método de gestão pessoal é perfeito e pode ser aplicado na íntegra (isto é, sem um certo grau de adaptação e personalização) e, mesmo que tal fosse verdade, não há nenhum método que faça esticar o pouco tempo que temos.

Ver também
.GTD: revisão
.GTD: organização
.GTD: processamento
.GTD: recolha
.GTD: preparação
.GTD: as cinco fases
.GTD: apresentação